合同評審是在“合同簽定前,為了確保質(zhì)量要求規(guī)定得合理、明確并形成文件,且供方能實現(xiàn),由供方所進行的系統(tǒng)的活動”。
“合同評審是供方的職責,但可以與顧客聯(lián)合進行”,也“可以根據(jù)需要在合同的不同階段重復進行”,它是實驗室服務顧客的第一個環(huán)節(jié),在合同評審中特別需要注意這幾個方面:
(1)按照檢測的具體情況實施分類評審
實驗室是檢測項目有的復雜,有的簡單,有的技術要求高,有的技術要求一般,有的關系重大,有的影響一般等等,千差萬別,實驗室區(qū)別不同情況進行評審,不能一概而論。
(2)充分填寫評審記錄
對綜合性大型項目、涉及大宗貿(mào)易的項目、影響重大的項目和首次開展的項目,要分析實驗室自身是否有技術能力和充分資源承接,是否需要分包;也要記錄下對方的意見,包括提出的異議或認同的意見,明確最終的一致意見。實驗室要在雙方達成一致的基礎上開展檢測/校準工作。
(3)注意規(guī)避風險
對打包和需要分包的合同,實驗室尤其需要考慮風險規(guī)避的問題,不能為了爭取業(yè)務而大包大攬,應在盡量為顧客提供方便的同時保護自己。不能做的不要勉力而為。
(4)合同體現(xiàn)顧客要求
實驗室既要重視合同起草、評審和簽定的細節(jié)問題;也要考慮通用的檢測/校準合同格式,使顧客要求和意見在合同書上充分得以體現(xiàn)。對雙方可能意見不一的問題涉及的選擇項,在檢測/校準實施前由顧客做出選擇。
日常常規(guī)的合同評審可以以簡化的方式給出,比如委托單的形式;
對于復雜的合同(比如金額比較大的),可以召開專門的合同評審會議,形成合同評審會議的文件。