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企業(yè)內(nèi)審員，如何開好首次會議？
作為一名企業(yè)的內(nèi)審員，展開工作將從第一次會議開始，那么如何組織好第一次會議將是十分關鍵的，跟大家一起分享下首次會議召開的案例，手把手教你怎么成功召開首次會議：


首次會議由審核組長主持。
 1.簽到與人員介紹
大家早上好！
公司內(nèi)部管理體系審核首次會議現(xiàn)在開始。
請到會的人員在簽到單上簽到。
這是公司2018年的第一次內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核?，F(xiàn)在我介紹一下審核小組成員及其分工。
注：如是外審，還需請受審核方總經(jīng)理或授權人介紹公司主要管理人員。
 
2.確認本次審核的目的和范圍
審核目的：檢查質(zhì)量管理體系是否正常運行，評價質(zhì)量管理體系的有效性和符合性。
審核范圍：公司所有過程（部門）。
 
3.確認審核準則 
審核準則：IATF 16949標準，質(zhì)量手冊、程序文件等質(zhì)量管理體系文件，顧客特殊要求，適用的法規(guī)及其他要求。

4．確認審核計劃
現(xiàn)場審核計劃已經(jīng)下發(fā)給各位，請問有無變動或其他問題？希望受審部門主要負責人在計劃的時間里在場等待。
注：如是外審，還需請受審核方質(zhì)量管理體系負責人簡介企業(yè)管理體系建立與運行情況（掌握在10min內(nèi)）。

5.審核方法和程序介紹
1）審核是一個抽樣調(diào)查的過程，有一定的風險和局限。審核員盡可能做多抽樣的代表性、公正性、客觀性、以減少風險。審核中不提供咨詢，但可對工作的改進與發(fā)展提出建議。

a、對質(zhì)量方針、目標的審核將在部門內(nèi)部或生產(chǎn)現(xiàn)場抽一部分人員咨詢；
b、在部門內(nèi)抽部分人員詢問其職責；
c、根據(jù)要求及記錄重要性抽3~12份記錄。
d、對各類標識按使用情況，在現(xiàn)場進行抽查。

2）審核方式：按過程進行審核。

3）審核員工作方法：采用提問、觀察、查閱記錄、現(xiàn)場確認等方法。

4）對審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項將開列不符合報告，并要求受審核部門確認不符合事實和提出糾正措施計劃。

不符合的類型：
①嚴重不符合。出現(xiàn)下列情況之一，原則上可構成嚴重不符合項：

a）體系出現(xiàn)系統(tǒng)性失效。如某個要素或某個關鍵過程在多個部門重復出現(xiàn)失效現(xiàn)象。例如，在多個部門或多個活動現(xiàn)場均發(fā)現(xiàn)有不同版本的文件同時使用，這說明整個系統(tǒng)文件管理失控。

b）體系運行區(qū)域性失效（可能由多個輕微不符合組成）。如某一部門或場所的全面失效現(xiàn)象。例如某成品倉庫出現(xiàn)了賬、卡、物不符，標識不清，狀態(tài)不明，庫房漏雨，出庫交付手續(xù)混亂等全面失效現(xiàn)象。

c）可能產(chǎn)生嚴重的后果。如可能產(chǎn)生嚴重質(zhì)量事故；可能導致不合格品裝運；可能導致產(chǎn)品或服務失效或預期的使用性能嚴重降低；可能嚴重降低對產(chǎn)品和過程的控制能力。

d）組織違反法律法規(guī)、顧客特殊要求或其他要求的行為較嚴重。

e）一般不符合項沒有按期糾正。

f）目標、績效指標未實現(xiàn)，且沒有通過評審采取必要的措施。

②輕微不符合。出現(xiàn)下列情況之一，原則上可構成輕微不符合項：

a）對滿足質(zhì)量管理體系過程或體系文件的要求而言，是個別的、偶然的、孤立的、性質(zhì)輕微的不符合。

b）對所審核范圍的體系而言，是個次要的問題。

5）本次審核是公司2018年進行的第一次全面的、系統(tǒng)的審核。目的在于發(fā)現(xiàn)問題，因而希望各部門主管及有關人員積極配合，客觀地回答審核中的問題，并正確對待不符合項（承認有疏忽的地方）。

6）強調(diào)審核的客限公正。審核員將以客觀、公正的事實為依據(jù)，反映公司管理體系存在的問題。

7）澄清疑問。在會上對有疑問的問題予以澄清。

6．說明審核將得出的結論
由于本次審核是例行審核，其目的在于檢查質(zhì)量管理體系是否正常運行，因而將根據(jù)審核發(fā)現(xiàn)做出如下結論中的一種：

1）質(zhì)量管理體系符合IATF 16949標準的要求，體系運行有效。

2）質(zhì)量管理體系有效運行，但有一些地方不符合1AT16949標準的要求，希望有關部門針對不符合項采取糾正措施。

3）質(zhì)量管理體系基本不按IATF  16949標準運行，希望引起公司領導重視，確保公司的質(zhì)量管理體系回歸到IATF  16949標準上來。

7.確定陪同人員
陪同人員職責：聯(lián)絡、向?qū)А⒁娮C（記錄）。

8．落實末次會議時間、地點、參加人員
注：如是外審，還需說明下列事情：
1）請受審方有關人員說明哪些區(qū)域及交談人員為限制性的。
2）保密聲明（包括技術秘密和審核信息），遞交保證書。
3）現(xiàn)場審核路線及安全注意事項（安全帽）。
4）落實臨時辦公地點、復印、交通、工作餐安排。

9．審核組長致謝，首次會議結束，轉入現(xiàn)場審核。

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