管理體系文件不僅是申請認(rèn)證組織需要編制的文件，也是認(rèn)證機(jī)構(gòu)為確保機(jī)構(gòu)體系有效運(yùn)行，依據(jù)國家相關(guān)認(rèn)證實(shí)施規(guī)則、認(rèn)可準(zhǔn)則、認(rèn)可規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等文件要求，結(jié)合機(jī)構(gòu)自身的管理體系實(shí)際運(yùn)行情況制定并需要控制和保持的信息及其載體，包括文件和記錄。本文就認(rèn)證機(jī)構(gòu)中所涉及的管理體系文件的構(gòu)建并確保持續(xù)有效性的應(yīng)用情況進(jìn)行探討。

一、管理體系文件制定的原則和依據(jù)

管理體系文件制定的原則主要依據(jù)國家認(rèn)監(jiān)委對認(rèn)證機(jī)構(gòu)制定的相關(guān)管理體系認(rèn)證實(shí)施規(guī)則及管理辦法，并結(jié)合中國合格評定國家認(rèn)可委員會對認(rèn)證機(jī)構(gòu)制定的相關(guān)管理體系認(rèn)可規(guī)則、認(rèn)可規(guī)范、實(shí)施指南、認(rèn)可方案、相關(guān)機(jī)構(gòu)要求等，以及中國認(rèn)證認(rèn)可協(xié)會制定的相關(guān)認(rèn)證審核活動的人員注冊準(zhǔn)則、行業(yè)自律公約、管理規(guī)范、實(shí)施辦法等，同時根據(jù)國際認(rèn)可論壇（IAF）實(shí)施的多場所組織的管理體系審核與認(rèn)證、已認(rèn)可的管理體系認(rèn)證的轉(zhuǎn)換、信息和通信技術(shù)（ICT）在審核中應(yīng)用等文件和相關(guān)行業(yè)專項(xiàng)認(rèn)證要求及規(guī)范等相關(guān)認(rèn)證認(rèn)可文件為原則和依據(jù)，來制定符合認(rèn)證機(jī)構(gòu)相關(guān)的管理體系文件。

二、管理體系文件的分類、定義

通常情況下，認(rèn)證機(jī)構(gòu)內(nèi)的管理體系文件包括：管理手冊、程序文件、公開文件 、支持性文件、專業(yè)審核作業(yè)指導(dǎo)書以及各類記錄表格文件。

（一）管理手冊

管理手冊是管理體系的表征，是對機(jī)構(gòu)的管理體系運(yùn)作進(jìn)行表述、闡述及指導(dǎo)管理體系實(shí)際運(yùn)作的主要文件，它涵蓋了認(rèn)證機(jī)構(gòu)的管理方針、承諾、組織機(jī)構(gòu)、過程關(guān)系及接口職責(zé)等方面的內(nèi)容，是機(jī)構(gòu)內(nèi)全體員工從事管理體系活動都必須遵守的基本依據(jù)和行為準(zhǔn)則，同時也是認(rèn)證機(jī)構(gòu)管理體系文件中最高級別的綱領(lǐng)性文件。

（二）程序文件

程序文件是指針對管理體系審核活動的每一個過程進(jìn)行獨(dú)立編制的規(guī)范要求，以確保審核過程和審核結(jié)果符合認(rèn)證機(jī)構(gòu)要求的文件 ，是管理手冊的補(bǔ)充性支持文件，同時也是機(jī)構(gòu)內(nèi)全體員工進(jìn)行審核管理活動的具體依據(jù)性文件。它可單獨(dú)編制成冊，也可與管理手冊一起融合編制成冊。

（三）支持性文件

支持性文件是依據(jù)程序文件的規(guī)定，對機(jī)構(gòu)審核管理流程中的過程進(jìn)行分解描述，以引導(dǎo)支持各個審核流程中的具體支撐指引性文件，主要包括：《工作規(guī)則》《評價準(zhǔn)則》《工作指南》《實(shí)施規(guī)范》《管理規(guī)定》《能力要求》等文件。

（四）公開文件

公開文件是指認(rèn)證機(jī)構(gòu)根據(jù)相關(guān)文件規(guī)定的要求，編制并進(jìn)行對外公示的告知性文件。同時通過認(rèn)證機(jī)構(gòu)官方網(wǎng)站對外進(jìn)行發(fā)布，主要起到公開、透明、提前告知的公開指引性管理體系文件。

（五）表格文件

表格文件指在管理體系認(rèn)證活動中需要使用的表格文件，它是記載和證實(shí)管理體系活動及結(jié)果信息的文件，即管理類表格文件和審核類表格文件的空白記錄表格，可作為需要保持的文件。當(dāng)在審核活動中，記錄表格中填寫了相關(guān)信息和審核數(shù)據(jù)，表格就成了記錄，隨機(jī)就轉(zhuǎn)化成了文件，也就是形成證據(jù)后需要保留的文件，它是審核管理活動中必不可少的審核證據(jù)文件，且是需要長期保留的證據(jù)性文件。

（六）專業(yè)審核作業(yè)指導(dǎo)書

專業(yè)審核作業(yè)指導(dǎo)書指在各個領(lǐng)域內(nèi)的，以專業(yè)小類代碼為標(biāo)識的專業(yè)性強(qiáng)且具有很強(qiáng)的操作性和指導(dǎo)性的專業(yè)性補(bǔ)充管理體系文件。

三、管理體系文件的有效控制

就上述六類管理體系文件的控制進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理，根據(jù)機(jī)構(gòu)相關(guān)文件控制程序的規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一辦理審批手續(xù)，按照發(fā)放范圍進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放并做好管理體系文件的發(fā)放簽收記錄工作，最后將發(fā)放辦理完結(jié)后的管理體系文件進(jìn)行存檔管理，以確保管理體系文件的制修訂情況、備案情況、可追溯性及使用最新有效性文件的及時性，避免使用作廢文件的情況發(fā)生。

針對認(rèn)證機(jī)構(gòu)內(nèi)所管轄的各個分支辦事機(jī)構(gòu)，要實(shí)行集中統(tǒng)一文件管理，統(tǒng)一文件使用版本，且與認(rèn)證機(jī)構(gòu)總部保持高度一致，以便在開展各項(xiàng)審核活動中使用最新有效版本的管理體系文件，以確保管理體系文件控制有效。

針對機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有審核員用表，進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，統(tǒng)一使用審核用最新文件表格，以便統(tǒng)一規(guī)范使用文件并規(guī)范審核檔案材料的管理，確保審核表格最新有效。

結(jié)合認(rèn)證機(jī)構(gòu)的官方網(wǎng)站，確保各類管理體系用表格及文件的最新有效性，做到公開、告知、透明。

由此可見，認(rèn)證機(jī)構(gòu)的文件化信息與相關(guān)管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求相結(jié)合，分別融入機(jī)構(gòu)管理體系文件的各個章節(jié)中；如果相關(guān)管理體系發(fā)生重大版本變更，以及國家認(rèn)監(jiān)委頒布的相關(guān)認(rèn)證實(shí)施規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)認(rèn)可文件發(fā)生變更時，抑或相關(guān)管理體系進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)版等相關(guān)要求進(jìn)行更改時，都要對相應(yīng)的管理體系文件所涉及的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行及時制修訂工作并根據(jù)機(jī)構(gòu)文件控制程序進(jìn)行管理控制，以便使機(jī)構(gòu)的審核活動符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，促進(jìn)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的管理體系文件與國家相關(guān)要求保持高度一致，同時確保認(rèn)證機(jī)構(gòu)規(guī)范運(yùn)作以及審核管理活動持續(xù)有效。

四、管理體系文件在認(rèn)證機(jī)構(gòu)中的積極作用

（一）支撐指引作用

支撐指引作用是指管理體系文件對機(jī)構(gòu)和員工的行為起到支撐、指引的作用，通過規(guī)定機(jī)構(gòu)、員工的權(quán)利和義務(wù)來確定合理正當(dāng)?shù)男袨榉绞?，指引員工的工作行為，即在其規(guī)定的范圍內(nèi)從事崗位相關(guān)的職責(zé)和權(quán)限并指引員工按相關(guān)程序進(jìn)行操作，且應(yīng)知曉哪些可以做，哪些不能做，使其充分認(rèn)識到崗位的重要性并為實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)的共同目標(biāo)付諸行動。

（二）評價作用

評價作用是指對管理體系文件化信息具有判斷、衡量機(jī)構(gòu)行為是否符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范程序的作用，結(jié)合管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求對組織的文件化信息進(jìn)行符合性評價。同時也是對機(jī)構(gòu)的實(shí)際運(yùn)行期間結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)要求的實(shí)施情況進(jìn)行整體文件符合性評價，從而為進(jìn)一步開展現(xiàn)場審核活動提供有力保障。

（三）強(qiáng)制作用

強(qiáng)制作用是指管理體系文件化信息對機(jī)構(gòu)及員工的行為具有強(qiáng)制性管理作用，主要通過文件化信息的規(guī)定直接體現(xiàn)出來，同時它還可以作為一種依據(jù)手段發(fā)揮其作用，增強(qiáng)機(jī)構(gòu)及員工行為規(guī)范意識，使其知曉組織的方針、目標(biāo)、業(yè)務(wù)過程、風(fēng)險思維，以及讓員工知曉在機(jī)構(gòu)控制下的行為方式的重要性等信息貫穿整個機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)作過程，可以說體現(xiàn)了一定的強(qiáng)制性實(shí)施的作用。

（四）管理作用

管理作用是指對管理體系文件化信息進(jìn)行規(guī)范，以促進(jìn)機(jī)構(gòu)持續(xù)、健康、穩(wěn)定、協(xié)調(diào)其發(fā)展的根本保障。它不僅明確規(guī)定了機(jī)構(gòu)的設(shè)置、職責(zé)、權(quán)限、義務(wù)，以及各部門、各過程、各層次間的關(guān)系，還規(guī)定了機(jī)構(gòu)的經(jīng)營基本理念和要求，為機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供了多元文化依據(jù)，也為審核過程、活動控制過程提供重要依據(jù)；另外，管理體系文件化信息是一個動態(tài)化的信息管理過程，加強(qiáng)對文件化信息的編審建設(shè)，將會提高對機(jī)構(gòu)的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一管理、監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作的向前發(fā)展，為機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)作過程提供了積極有利的管理作用。

結(jié)語

綜上所述，文件化信息是認(rèn)證機(jī)構(gòu)提升自身能力建設(shè)的一個重要體現(xiàn)，即隨時保持與國家標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)證實(shí)施規(guī)則、法律法規(guī)等相關(guān)要求相呼應(yīng)，如何將文件化信息真正融入機(jī)構(gòu)的實(shí)際運(yùn)作過程中，避免“兩張皮”現(xiàn)象，應(yīng)成為認(rèn)證機(jī)構(gòu)永恒不斷的追求，并以此為指引，不斷實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)，促進(jìn)和提升機(jī)構(gòu)的運(yùn)作管理水平。

總而言之，管理體系文件的符合性和有效性是認(rèn)證機(jī)構(gòu)管理體系正常運(yùn)行和不斷改進(jìn)的根本保證，是管理體系運(yùn)行的指南。認(rèn)證機(jī)構(gòu)形成的管理體系文件，可以說也是機(jī)構(gòu)合規(guī)性文化的重要組成部分，是機(jī)構(gòu)長期傳承、沉淀出來的以規(guī)則為導(dǎo)向的行為規(guī)范、思維方式和價值觀的總和，同時也是機(jī)構(gòu)風(fēng)險思維管理的第一道防線，認(rèn)證機(jī)構(gòu)要隨時關(guān)注國家認(rèn)監(jiān)委、中國合格評定國家認(rèn)可委員會、中國認(rèn)證認(rèn)可協(xié)會、IAF國際認(rèn)可論壇、行業(yè)規(guī)范等相關(guān)文件要求，以持續(xù)構(gòu)建、實(shí)施、保持和改進(jìn)機(jī)構(gòu)內(nèi)的管理體系文件的最新有效性，使機(jī)構(gòu)在認(rèn)證審核活動中“編有所依、審以致用，行穩(wěn)致遠(yuǎn)”。

來源：《中國認(rèn)證認(rèn)可》雜志 2022年第8期