一直有不少客戶咨詢山東世通國際認證有限公司：如何將三體系進行整合？客觀的說，這是一個較為系統(tǒng)且復雜的問題。加之最近幾年，從ISO 9001到ISO 14001，再到ISO 45001，標準一直在換版。新的標準又有了新的變化和要求。山東世通國際認證有限公司經過多年的經驗積累和分析研究，推出整合管理體系認證服務，今天這篇文章將從整合的思路、步驟等內容進行思考，供參考。
1、為什么要整合？
基于自身改善的渴望、市場的形勢、客戶的要求，近十年來，我國各類企業(yè)正在實施ISO9001質量、ISO14001環(huán)境、ISO 45001職業(yè)健康與安全、精益生產、6SIGMA等諸多管理體系，少則兩三個管理體系，多則八九個。
隨著國內外形勢的需要，越來越多已經建立和實施質量管理體系的企業(yè)開始引入其他管理體系，如環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系等，并申請第三方認證。
企業(yè)要建立和保持兩三個或N個管理體系的運行和認證證書資格，每年不得不投入相當大的人力、財力和時間資源。
由于三個獨立的管理體系運作不利于企業(yè)的經營發(fā)展，整合管理與認證成為必然。再加上其他管理體系在標準的思想、標準要素等內容上有很強的關聯(lián)性，都是建立在質量管理體系的框架之上，都貫穿了八項基本管理原則，體系的運行模式、文件的架構基本相同，這樣就為整合管理體系提供了技術可能。
整合管理體系的現(xiàn)實意義在于以下方面。
1、用一套體系文件進行統(tǒng)一控制，有利于簡化企業(yè)內部管理，降低企業(yè)管理成本，實現(xiàn)企業(yè)績效增值。
2、企業(yè)的管理功能和效率發(fā)揮的好壞靠的是管理體系的整體有效性的發(fā)揮。一體化管理體系有利于提高企業(yè)管理水平，提高企業(yè)管理效率，提高執(zhí)行力。
3、涵蓋多種認證的一體化管理體系有利于增強企業(yè)自我發(fā)展和自我完善，提升市場競爭力。
2、獨立運行存在的問題
三體系的建立，有效促進了質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全工作。在運行管理中，我們按照體系標準、體系要素和法律法規(guī)的要求，針對生產工藝流程中可能發(fā)生的質量、環(huán)境、安全等問題，實施全員、全方位、全過程的運行控制，運用PDCA運行模式的手段和方法，強化管理，持續(xù)改進，使企業(yè)管理不斷上水平。同時，在運行中我們也發(fā)現(xiàn)以下問題：
1、同一部門在工作中執(zhí)行三套體系，造成職責不一致、行動不統(tǒng)一。
2、在同一生產工藝流程、統(tǒng)一工作程序上三套體系文件中均有要求時，造成重復性開展、重復記錄。
3、內部審核時，三套體系單獨進行，形成同一記錄、同一工作重復審核。
4、管理評審時，三套體系單獨進行，增加評審次數和會議次數，評審的質量和效果不太理想。
5、三個體系在貫標認證初始編制的體系文件，在某些方面與生產經營實際不符，造成“兩張皮”現(xiàn)象。
6、對三個體系知識培訓的力度不夠，領導作用、全員參與的重視程度上還存有差距。
7、傳統(tǒng)管理的決策、方法上的習慣性，時有與三套體系的相關要求不一致現(xiàn)象，部分管理者和員工不能正確認識和使用三套體系這個工具，運用到生產經營的全過程即質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全的各個方面中去。
概括起來為以下三個方面：
1) 一些組織為了滿足不同標準認證的需要，不得不做重復勞動，因此出現(xiàn)了三本手冊、三套程序文件、重復內審、重復管理評審的現(xiàn)象，導致管理體系運行效率低下。
2) 由于認證審核不統(tǒng)一，企業(yè)為了獲得三種證書，就得接受三種審核，有時可能是由2-3家認證機構進行的。這不但使企業(yè)的審核費、交通費和接待費用增加，而且還要耗去管理人員和員工的時間和精力，資源的浪費，人力、物力、財力的重復投入將大大提高企業(yè)申請認證的費用，打擊企業(yè)進行管理體系認證的積極性，阻礙認證工作的進展。
3) 依據不同的管理構架建立三個不同的管理體系，形成企業(yè)內部相互協(xié)調的工作量很大，也會出現(xiàn)質量、環(huán)境、安全衛(wèi)生的管理部門從各自負責的專業(yè)范圍和管理責任出發(fā)，出現(xiàn)爭資源、政令不統(tǒng)一、信息不能共享、甚至互相排斥的情況。
企業(yè)如何建立一個既有效同時滿足三個標準的要求，又減少工作數量和運行層次，將質量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)安全健康管理體系整合成一個綜合的管理體系呢？
3、整合需具備的條件
作為一個企業(yè)整合三個體系必須具有以下基本條件：
1、企業(yè)的產品涉及質量、環(huán)境、職業(yè)安全健康三個方面的要求，企業(yè)有愿望實施綜合控制。
2、有滿足體系整合所需的人力資源和其他資源。
3、組織的資源能實現(xiàn)充分的共享。
4、組織需進行相關標準的宣貫培訓。
4、整合的基本原則
1、對管理對象相同、管理特性要求基本一致的內容應進行整合。凡是三項標準中管理的對象相同，管理性要求基本一致的內容，企業(yè)對體系文件、資源配置、運行控制都要整合。
2、整合后的管理性要求應覆蓋三個標準的內容，就高不就低，以三個標準中最高要求為準。整合型管理體系是適應三個標準要求的管理體系，只有三個標準的全部要求都滿足，才能說明組織建立的整合性管理體系能夠確保其質量管理、環(huán)境管理、職業(yè)安全健康管理符合規(guī)定的要求，能夠實現(xiàn)組織制定的質量、環(huán)境和職業(yè)安全健康目標。
3、整合后的管理體系文件應具有可操作性，保持文件之間的協(xié)調性和針對性。整合后的管理體系程序并不是越多越好，在具有可操作性的前提下，還要方便操作。
4、整合應有利于減少文件數量，便于文件使用；有利于統(tǒng)一協(xié)調體系的策劃、運行與檢測，實現(xiàn)資源共享；有利于提高管理效率，降低管理成本。
5、整合的步驟
企業(yè)進行體系整合的一般步驟：
1、組織領導層統(tǒng)一思想并做出決策；
2、成立管理體系整合的領導班子和工作班子；
3、分層次進行培訓，重點是對相關標準及文件編寫進行培訓；
4、根據法律法規(guī)和顧客、相關方、社會、員工的要求、組織的宗旨和管理現(xiàn)狀制定組織整合型管理方針；
5、識別質量管理體系所需的過程，識別并評價環(huán)境因素和安全風險因素；
6、根據管理方針，制定管理目標和指標；
7、進行整合管理體系的職能分配，明確相應的職責和權限；
8、根據目標制定產品實現(xiàn)、環(huán)境和職業(yè)安全健康的質量計劃或管理方案；
9、編制整合型管理體系文件；
10、發(fā)布并宣貫整合型管理體系文件；
11、配備和落實整合型管理體系所要求的人力、基礎設施和其他資源；
12、試運行3-6個月；
13、培訓并聘任滿足整合型管理體系要求的內審員；
14、進行至少一次依據三個標準、覆蓋全部管理部門和要求的內部審核；
15、跟蹤評審不符合項糾正措施；
16、召開管理評審會、評價整合型管理體系的適宜性、充分性和有效性，并提出持續(xù)改進方向。
17、實施改進，保持管理體系的有效運行。
三個體系整合，便于我們認識和掌握管理的規(guī)律性。在組織建立一致性的管理基礎條件下，能夠科學的調配人力資源，優(yōu)化組織的管理機構，統(tǒng)籌開展管理性要求一致的活動，提高工作效率，有利于培養(yǎng)復合型人才，降低管理成本，提高管理體系運行的效率。
6、整合型管理體系審核的優(yōu)勢
1、建立體系的意義
1) 降低管理和認證費用，促進體系認證工作的開展
2) 減少管理上的不協(xié)調，提高管理效率
3) 各管理領域可以優(yōu)勢互補
4) 提供整體解決問題的手段
5) 有利于在組織內建立質量、環(huán)境和職業(yè)安全衛(wèi)生相融合的管理觀念
2、一體化審核的意義
——一體化審核可以降低組織有關的認證費用，減輕受審核方負擔；
——實施一體化審核減少了對組織的產品實現(xiàn)過程和連續(xù)管理時間的中斷；
——實施一體化審核協(xié)調了組織在日常管理工作中所涉及的相同或相近的要求，以及由于不同體系的分別審核而造成的審核間的差異；
總之，一體化審核有利于促進組織系統(tǒng)管理體制的形成，并通過對不同體系的審核，可以更加全面、更加準確和客觀地評價組織的綜合管理水平，有利于組織采取更為合理的措施，改進整體績效，實現(xiàn)不斷持續(xù)改進的目的。
7、一體化審核的發(fā)展趨勢
1) 一體化管理體系應成為三個標準的有機融合，而不是三個體系的簡單相加。在一體化管理體系建立之前，應該形成IMS標準作為建立一體化管理體系的依據。這一標準可能仍采用PDCA作為基本框架。
2) 一體化管理體系建立的目的之一是為了減少工作量，建立一個體系，實施統(tǒng)一的內審核管理評審。
3) 一體化審核應由一次審核、三張證書，向一次審核、一張證書過渡。
4) 培養(yǎng)"三項全能"的一體化審核員將成為認證機構、培訓機構的培訓重點。質量、環(huán)境、職業(yè)健康和安全的單項審核/認證與一體化審核/認證將長期并存；在多數行業(yè)中，特別是高風險行業(yè)，單項審核/認證將逐漸被一體化審核/認證所替代。
8、整合（一體化）管理體系的優(yōu)化保持
設立專門的體系管理部門或崗位，賦予充分的授權，進行企業(yè)內部在體系執(zhí)行方面的聯(lián)絡與溝通，針對普遍性問題和典型問題進行體系的完善與優(yōu)化。按照PDCA循環(huán)持續(xù)改進，推動企業(yè)的質量管理、環(huán)境管理和職業(yè)健康安全管理績效不斷向更高境界發(fā)展。
（1）做好一體化管理體系的內部培訓
按體系要求程序分層次分階段進行全員培訓，培訓的深入程度取決于員工的素質和企業(yè)產品活動過程的復雜程度，培訓越深入，體系的實施運行就越順利，可以說，培訓效果的成功與否，直接影響企業(yè)的體系是否正常運行。培訓過程要將體系文件與實際操作結合起來進行，特別是增加的有關環(huán)境和職業(yè)健康安全方面的內容，除了操作技能方面的培訓外，員工的質量意識、環(huán)境意識和職業(yè)健康安全意識的增強對整個體系的有效實施和運行起到決定性的影響。
（2)做好資源配備和投入
雖然環(huán)境管理體系沒有強制性要求企業(yè)的環(huán)境績效要達到多高程度，但是要求通過體系運行，不斷改進自身的環(huán)境績效，滿足相關方和社會的要求；職業(yè)健康安全體系對于風險預防比較重視，法律法規(guī)的要求必須得到滿足。一體化管理體系需要配置懂得企業(yè)管理、質量管理、環(huán)境管理、安全管理、衛(wèi)生管理、體系和認證管理等的至少2～3名具有豐富的體系管理經驗的專職人員。以上均需要投入一定的資金和資源，而且形成一種機制，每年都有改善提高。
(3) 實施有效的內部審核
最高管理者的重視和承諾，提高內審員的崗位待遇，在企業(yè)內部形成一種按管理體系辦事的氛圍，才能真正做到管理體系的有效運行，才能通過內部審核和管理評審自我完善，使一體化管理體系優(yōu)化保持。
管理體系的整合是大勢所趨，需要進一步進行研究和探索。
1、從實現(xiàn)企業(yè)整體目標出發(fā)，組建一個以最高管理者親自領導的體系管理隊伍，從頂層設計開始進行職責的分解，資源的配置，文件統(tǒng)籌編撰。
2、借鑒建立運行各管理體系的經驗，以PDCA循環(huán)建立優(yōu)化一體化管理體系，滿足企業(yè)適用的法律法規(guī)和各項專業(yè)標準要求，覆蓋所有活動，且不重疊。
3、通過一體化管理體系主干來理順各專業(yè)管理的適用范圍，明確各體系接口，避免重復管理和管理真空。
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